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保密意识、保密成本和保密效果

原创:商密卫士

 

        企业内部的涉密人员,由于工作需要,本身会掌握和知悉企业宝贵的商业秘密,如果保护不当,他们就可能成为泄露商业秘密的威胁。

        根据商业卫士的统计数据(截至2019年8月22日),我国企业内部涉密人员泄密案件占所有商业秘密侵权案例的比例高达83.79%,成为企业最大的泄密风险。

 

           

         要防止企业内部涉密人员泄密,企业会发布和实施一系列管理性制度对涉密人员的保密责任和行为提出要求,并部署严格的技术措施对涉密人员的行为进行限制和监控。对保护企业的商业秘密而言,这些制度和措施都是必须的,但是也会对企业的经营活动产生负面的作用。一个负面作用是会增加企业商业秘密保护的成本。保护的越严格,投入的保密力量越大、购买的软硬件设备和物理环境保护措施越多,资金花销也就越大。另一个更大的负面作用是导致业务流程不顺畅。保护的越严格,保密规定的限制越多,对业务流程的影响越大,进而可能影响公司的整体效益。

        为了控制保密成本,防止商业秘密保护措施对业务流程产生过大的影响,企业就需要平衡泄密风险、保护成本和保护效果之间的关系,争取用最低的成本,获得最佳的保护效果,而不是简单的追求最严格的保护。

        要达这个保护目标,有效的方式是实施泄密风险测评,发现企业实际存在的泄密风险和严重程度,再根据所发现的泄密风险采取有针对性的保密控制措施。在此基础上,提升员工的保密意识,也能起到降低保密成本,减少流程影响,提高保密效果的作用。保密意识的作用包括:

一、 能够保证现有保密措施的有效性

        对企业的商业秘密安全起主导作用是内部的员工,所有的保密制度和保密措施都需要涉密人员遵守和操作。人的行为取决于人的意识,如果涉密人员的头脑中有强烈的“保密“意识,就会主动执行公司各种商业秘密保护制度和规定,使现有保密措施发挥有效的保护效果。如果企业已经建立了有效的商业秘密保护机制,这种保护机制就会有效运行,就不会产生新的泄密风险,无需投入资金新增更严格的保护措施,也不会对业务流程产生更多的影响。

二、 弥补保密措施的不足

        企业的经营、研发和生产活动复杂多样,更会随着客户的需求或市场变化不断进行调整,这些调整变化可能导致原有的保密措施出现不足,产生新的泄密风险。而部署新的保密措施又需要一定的时间,在这段新保密措施还不到位的的时间里,良好的保密意识会驱使员工主动采取符合公司惯例的保密行动,避免商业秘密处于无保护状态而泄露。如果没有正确、完整的保密意识,员工就会对各种泄密隐患视而不见,更不会主动采取措施消除隐患,甚至放弃对已有保密措施的执行。

三、 减少对业务流程的影响

        保密措施一定会对企业的业务流程产生影响,保护越严格,影响越大。 在某些情况下,保密要求和业务流程会形成尖锐的矛盾。在这种情况下,企业可以在风险测评的基础上,根据商业秘密资产的重要度,适当降低保密措施的严格程度,减少在商业秘密保护措施方面的资金投入,特别是软硬件设备方面的资金投入。取而代之的是着重提升员工的保密意识和能力,充分发挥涉密人员保护商业秘密的主动性,使其在复杂的业务环境下能够根据现场的实际业务状况,既保证业务流程的顺畅执行,又能保证商业秘密处于适当的安全状态。

四、 及时发现泄密隐患

        无论企业采取多么严格的商业秘密保护措施,总是有可能遗漏一些泄密漏洞,也有可能新产生过去没有面临的窃密威胁,而仅凭企业的保密管理部门,是很难及时发现这些突发性的泄密风险。如果遍布企业各个作业环节的涉密人员具有高度的保密意识,积极参与商业秘密保护,就会节省大量的保护成本,随时发现异常情况并主动报告,阻止泄密事件的发生。

        例如:美国苹果公司2019年1月发生的一起窃密事件,就是由于苹果公司的员工具有高度的保密意识所发现的。当苹果公司的前员工陈纪中在苹果公司自动驾驶汽车项目保密区域内进行偷拍时,被苹果公司其它员工发现并举报,苹果公司因此开始对他进行调查,最终发现陈纪中已经窃取了数以千计涉及苹果商业秘密的数据文件,包括苹果的工作手册、图表和数百张苹果内部照片。

        综上所述,企业内部员工保密意识的高低会对商业秘密保护成本和效果产生重大的影响,在一定的条件下,企业可以通过提升员工保密意识,降低保密要求的严格程度,减少保密软硬件设备的部署,达到保密限制与流程顺畅之间的平衡、节省保密成本的目的。员工保密意识的提高,与保密教育培训、保密要求、保密制度、保密责任、法律法规、保密文化等密切相关。我们将在后续的文章中对提升员工保密意识的具体方法进行介绍。

 

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