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保密办的保密管理职能与保密职能

原创:商密卫士-俎全胜

        很多企业在商业秘密管理制度中规定保密职责时,通常规定三类部门的职责,一是保密管理部门,二是保密职能部门,三是保密相关部门。保密管理部门大家都知道就是商业秘密保护办公室,简称保密办;保密职能部门是指根据公司的业务职能分配,确定其分管职能内的保密措施的管理部门,诸如涉密人员管理部门、涉密区域管理部门、保密技术防护部门、技术秘密管理部门等等;而保密相关部门是指公司的涉密部门,属于保密职能。

        大部分的企业保密办同时具有三种职能。作为归口管理部门,行使保密管理职能;有的保密办被赋予涉密区域管理、保密教育培训等职能,又具有保密职能部门的职责;同时,保密办自身还有商业秘密资产需要保护,要执行保密相关部门的职责。

        保密办的保密管理职能通常是:

        (一)贯彻执行商业秘密保护工作方针、政策和法律法规。

        (二)组织建立商业秘密保护体系,督促、检查商业秘密保护工作方针、制度的执行情况和商业秘密保护工作计划、工作任务的落实情况。

        (三)组织公司商业秘密密级划分和涉密事项范围的确定工作。

        (四)组织落实和实施商业秘密保护委员会对商业秘密保护工作的改进要求。

        (五)组织商业秘密保护检查,定期对公司的泄密风险进行测评和监控,定期向商业秘密保护委员会报告泄密风险的监控结果和商业秘密保护实施状况检查结果。

        (六)负责泄密事件管理,组织泄密事件的调查和处理。

        (七)组织落实商业秘密保护委员会的日常工作。

        由此可见,保密办的工作都是组织、协调、监督、检查。是超脱保密职能的管理职能,在协调各部门工作时具有权威性和公正性。

        像涉密人员管理、涉密区域管理、保密技术防护、技术秘密管理等工作也属于保密管理的范畴,属于专项保密管理工作。将这种保密管理工作落实到具体的职能部门来管理,有利于企业管理的整合,使商业秘密保护工作落到实处。比如有的企业将保密教育培训放在保密办,不如放到企业的教育培训管理部门统一管理,因为保密教育培训工作也属于教育培训职能,应和质量培训,环境培训、安全培训等一样,由教育培训管理部门统一管理,保密办负责提出培训需求,协助提供培训教师,检查保密培训的实施就行了。

        大多数企业没有专门的保密办,将保密办放在企业的综合管理部门(如办公室、综合部等),而综合管理部门有的还负责企业的安全保卫,还有的负责信息化管理,因此,将涉密区域管理、保密技术防护等专项保密管理职能落实在办公室,这样没有问题,但应该注意的是,在办公室内部应尽量职能分开。

        对于保密办和其他保密职能部门自身的商业秘密资产,也应该和其他涉密部门一样,进行资产识别、处置和保护,并按保密办和保密管理职能部门的规定,采取保密措施。

        至于保密办和其他保密职能部门的保密管理工作,诸如保密核查、事件管理等,具体如何策划和实施,我们将另文探讨。

 

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