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“云办公”的保密管理

        原创:商密卫士

 

 

        今年以来吉林、上海等多地疫情爆发,根据防疫要求各地区不同程度地再次按下暂停键。历时三年的疫情,人们的工作和生活方式随之发生了极大的转变。 “云办公”已成为疫情之下的常态化工作方式,同时,“云办公”的商业秘密保护也成为保密工作的重点。

        商业秘密是企业占领同行业优胜地位不可或缺的无形资产,一旦泄密将给企业带来重大利益损失,甚至可能会导致企业破产倒闭。那么,怎样才能防止“云办公”的泄密呢?建议做好以下几点工作:

        一、完善保密制度,制定有针对性的保密措施

        企业应针对“云办公”建立相应的保密管理制度,对“云办公”中涉及的各类信息进行准确的涉密识别,建立商业秘密信息范围清单并划分密级,评估泄密风险,制定有针对性的保护措施。

        二、强化员工保密意识,做好保密教育

        企业应强化员工的保密意识, “云办公”更是不能忽视对员工的保密教育。相较于线下培训,线上培训可选的方式更多、更灵活,可以选择在线观看学习保密教育课程、通过在线会议培训、通过电子邮件或者即时通信工具发送保密宣讲文件等形式进行。保密教育内容包括商业秘密基础知识、商业秘密保密管理制度、商业秘密相关法律法规以及案例警示等。

        三、安全使用网络,加强即时通信的保密管理

        企业应建议员工在相对安全的私人环境办公,不得在网吧等公共电脑上处理涉密事项。尽量避免使用来源不清的公共WiFi、共享热点等不安全网络。建立讨论涉密事项的群组时要限制人员范围,核实群组人员身份。通过邮件、微信、钉钉、QQ等收发涉密文件,建议使用符合保密规定的密码加密传递,密码要定期修改,以防被破解泄密。通过网络会议、洽谈等办公活动有涉密内容时,应避免使用公共场所并控制参与人数,减少泄密风险。

        四、注意数据库、应用系统的保密管理

        派专人负责对数据库、应用系统进行定期安全检查,做好病毒库升级和病毒防范、查杀等工作,发现漏洞及时修补。发现可疑的外部访问要及时核实,防止发生泄密。

        五、加强移动涉密设备或存储的保密管理

        建议对需要带回家办公的涉密设备或移动存储施行授权登记管理,对使用人员进行保密提醒,确保所存储的信息及设备安全。涉密设备或存储在联网和使用时要进行病毒查杀,防止植入木马病毒窃取涉密信息。

        六、加强纸质涉密文件的保密管理

        对借阅使用涉密纸质文件要实施授权登记,收发文件要清点检查,保留登记记录。需要复印、打印的纸质涉密文件应尽量避免使用公共设备,确保涉密信息不泄露。

        七、妥善保管电子公章,合理使用水印

        电子公章应经审批授权后才可使用,并登记留存。指定专人保管密钥,口令应符合保密规定并定期修改,避免密钥泄露、电子公章未经授权使用等风险。通过网络发送重要文件材料时,建议合理运用水印技术,在文件上明确企业信息和文件用途,防止公司材料和信息被盗用。

        八、加强涉密、要害部位保密管理

        居家办公、“云办公”也不能忽略了对涉密、要害部位的管理。对涉密、要害部位要留人工值守,出入应检查权限并登记。在涉密、要害部位设置监控设备,指定专人管理,定期检修,保证设备良好运行,发现异常及时报告,防止发生泄密。

        九、保全维权证据,发生泄密及时报案

实施保密措施时应注意留存、保全证据,一旦发现泄密及时报告相关部门并报案,寻求法律援助,及时止损,防止发生进一步的泄密。

 

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