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如何防止微信办公泄密?

原创:商密卫士

 

        随着移动互联网普及、智能通信设备和社交软件的快速发展,使用微信移动办公的越来越普遍,单位工作人员违规通过微信发布、传输、处理涉密文件材料的泄密行为也越来越多。

        案例1

        近日,滨州惠民县工业和信息化局办公室副主任宋某在文件传输时,违反文件管理规定,将内部工作信息发送至单位微信工作群,群内3名工作人员转发至其它微信群,进而在互联网上引起传播,造成不良影响。经县工业和信息化局党组研究决定,给予宋某党内警告处分,免去办公室副主任职务。该局再次转发的3名工作人员以及对此负有领导责任的办公室主任、分管负责同志均受到批评教育处理。

        案例2

        2021年3月,宁波市某区工作人员施某某看到同一办公室收文人员接收到上级党委1份内部文件后,用手机拍摄该文件,通过微信点对点方式发送给某银行工作人员何某,何某接收到图片后,将文件编号截去,通过微信点对点方式发送给某公司职员徐某某,徐某某又将该图片发送至同学微信群,从而引发该内部文件在网上大范围扩散、炒作,给相关工作造成极大被动。案件发生后,施某某、何某受到党内严重警告、行政记过处分,徐某某受到行政警告处分,其他相关人员也受到了处分。

        从上述案例可以看出,泄密的主要原因是由于单位保密制度执行不严、工作人员保密意识、保密常识欠缺导致的。因此为防止微信办公泄密,应从以下几点加强管理:

        一、完善保密制度,加强微信保密管理

        1.单位应完善保密制度,针对办公形势变化,及时制定微信使用相关管理制度,规范工作人员特别是日常工作中接触、知悉国家秘密人员的移动办公行为。

        2. 应强调坚持“涉密不上网,上网不涉密”的原则,明确微信使用范围,交流内容应严格限定为周知性的一般信息,禁止传播一切国家秘密、工作秘密和不便公开的信息(含文字、图片、录音、录像、音视频资料等等)。

        3. 严格微信群管理

        微信群应坚持非必要不建立原则,建群应审批。部门根据工作需要提出建群申请,写明用途、准入范围、建立时间及责任人,报经有关领导和保密工作机构审批同意后建立。

        微信群管理实行“谁建群谁管理、谁管理谁负责、谁发布谁负责”的原则。

        确定群主为群管理员,签订《微信群管理员保密责任书》,落实保密管理主体责任。

        群主应做好以下群管理工作:

        ★发布群公告,明确保密要求。包括限定群内信息发布范围,如通知公告、制度规定、工作动态等;要求群成员自觉遵守不传密、不转密、发现泄密情况及时报告等行为规范。

        ★负责群成员管理,验证成员身份,落实群内实名、注明部门科室,制定群成员不得擅自拉人入群或者退群等群规。

        ★监督群内信息发布情况,发现群成员发布违规内容及时教育提醒。

        ★发现涉及国家秘密或工作秘密内容的,第一时间提醒撤回并向本单位保密工作机构报告。

        ★坚持互联网群组“建立——解散”全程管控原则,对专项工作群等非日常工作群,工作结束后应立即解散。

        4. 严格微信公众号发布审查

        微信公众号是单位的重要宣传窗口,应按照“谁公开,谁审查”的原则,认真落实相关部门及人员的审查审批责任。

        微信公众号不得对外发布涉及国家秘密、商业机密以及不宜公开的信息。

        审查人员和相关运营人员应认真履责,严格做好信息发布保密审查,防止失泄密事件发生。

        二、加强保密教育宣传

        单位应定期组织员工学习保密基础知识及相关法律法规,增加员工的保密常识;通过微信失泄密案例进行保密警示教育,提高员工的保密意识,绷紧保密之弦,布好保密防线,防范失泄密事件发生。

        三、严格保密检查,压实保密责任,

        单位保密机构应将本单位微信工作群、公众号及员工微信使用情况纳入保密检查范围,排查使用过程中文件、照片、小程序等使用情况,看有无传输涉密文件、使用微信小程序扫描涉密文件情况等违规行为,及时发现、制止和消除违规泄密隐患和问题。

        对违规泄密的,视情节轻重依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

        单位应严格落实工作责任制,明确分管领导、科室负责人在保密工作中的职责,同时结合工作考核制度,进一步压实压紧保密责任,使保密工作有人管,有人抓,杜绝微信办公泄密事件。

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