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防止离职员工窃取商业秘密的保密管理要点

原创:商密卫士

 

        一般来说春季是人员流动的高峰季节,而关键岗位的涉密人员离职除了造成单位人才流失之外,也许还会带来泄密的风险。

        近日有新闻报道称,葛兰素史克(GSK)在美国马里兰州联盟法院指控前员工丹尼斯·布鲁克斯窃取商业机密。

        据GSK提供的消息,被告于2022113突然辞去GSK质量体系负责人的职务,令人意外的是,布鲁克斯在辞职当日大摇大摆的进入了GSK在马里兰州罗克维尔的工厂,她居然让工厂的IT人员把大量的商业机密从她的旧笔记本电脑拷贝到新的电脑上,而这些忙碌的IT员工并不知道布鲁克斯此时已经离职。

        在被GSK抓住把柄之后,这位员工无视了多次要求归还GSK商业机密信息的请求,忍无可忍的GSK最终选择将其告上法庭。公司认为,布鲁克斯非法拥有、转让和可能滥用机密将会不可挽回地损害公司利益。

        该案件的最新进展是法官已批准了葛兰素史克提出的对布鲁克的临时限制令,以阻止其访问、使用或披露葛兰素史克的任何机密信息或数据。她还被命令立即归还葛兰素史克的所有设备财产,不得删除其中任何媒体、文件或数据,并提供证据证明她没有删除任何文件。

        上述案例仅是众多离职员工侵犯公司商业秘密的一个案例,无论中外企业,离职员工盗窃和泄露商业秘密,都属于频次高发的商业秘密侵权事件。

        员工在离职时能够将公司的商业秘密顺利偷走,其主要原因在于公司的离职员工保密管理工作不完善,存在可以被离职员工利用的漏洞,类似的漏洞不仅在GSK这样的跨国制药企业巨头中存在,在国内企业更是普遍存在,从而导致国内企业离职员工窃取商业秘密的发生率更高。

        如何对离职员工进行保密管理才能降低泄密风险?科飞咨询在长期的商业秘密咨询服务过程中总结出如下管理要点:

        一、取消清退

        对提出离职申请的涉密员工立即取消相应的访问和出入权限,包括网络、信息系统和各种应用系统的访问权限,涉密场所、保密要害部位的出入权限等。

        对提出离职申请的涉密员工及时清退回收涉密资产,包括涉密文档资料、涉密实物资产,信息处理设备、涉密载体等。

        如果交接时确需访问涉密信息系统,可以申请主管部门授权办理临时授权,在受控状态下办理离职手续,完结后应立即取消相应权限。

        二、保密审计

        对离职涉密人员进行保密审计的目的是为了及时发现其是否存在侵犯商业秘密的行为,以便提前采取应对措施,防止造成不可挽回的损失。保密审计的内容包括:权限取消和涉密资产收回的情况;离职前一段时间内的物理访问、信息系统访问、网络访问的记录;离职前一段时间内的复制、打印、下载、传递、拍照、发送、截图、接入等行为;监控系统的相关录像等。

        审计中发现问题及时与离职员工进行核实,如确认实属窃密行为应及时采取补救措施,阻止商业秘密进一步扩散,必要时申请法律救济,追究责任人的行政责任和民事责任,甚至刑事责任。

        三、离职谈话

        相关负责人应与涉密员工进行离职谈话,离职谈话中涉及商业秘密相关的内容包括:提醒涉密员工应承担的保密义务和离职后的保密要求;进一步对保密审计发现的问题与离职员工核实澄清;如果有竞业限制的需要,尚未签订竞业限制协议的,与离职员工进行协商;已签订竞业限制协议的,则对具体实施过程和方法与员工沟通确定。(点击查看公众号文章:竞业限制协议应该怎样签订才能起到保护作用?

        四、后续管理

        对核心人员离职后的就业状况进行了解跟踪,如发现其就业单位涉及同业竞争,可先行搜集相关证据,在证据确凿、充分的基础上,已签订竞业限制协议的,可首先通过公司函件致函劳动者本人及新单位,要求劳动者停止竞业行为,且告知其新单位其负有竞业限制义务,如新单位明知,造成损失的可向新单位追偿。公司还可以直接向劳动争议仲裁部分申请仲裁,要求劳动者停止竞业行为,承担违约责任,造成损失的应当予以赔偿。未签订竞业限制协议的,则要对竞争对手的经营活动、产品和技术应用情况进行关注监控,一旦发现侵权情况应及时采取应对措施,必要时可以申请法律救济。

        员工离职人才流失不可怕,可怕的是离职后带来的泄密后果。单位除了利用提高福利待遇、提供良好的发展前景等优厚政策挽留人才之外,对员工进行规范的保密管理也很重要,要定期开展保密培训,宣讲保密法律法规及案例警醒,提高员工的保密意识,降低离职泄密风险。

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